Van digitale spaghetti naar schaalbare processen
DecoLegno is een toonaangevende leverancier van decoratieve plaatmaterialen voor de interieurbranche.
Midden MKB (70 medewerkers)
Eigenaar + operationeel verantwoordelijken
Waar alles begon: de spaghetti fase
Data moest dubbel worden ingevoerd, de kans op fouten nam toe en het overzicht raakte zoek. We noemen dit de 'spaghetti fase': een kluwen van processen en data waar geen duidelijk begin of eind meer aan vast te knopen is. Dit kostte niet alleen veel tijd, maar zorgde ook voor frustratie op de werkvloer. Het was tijd om de knoop door te hakken.
De horizon van DecoLegno
Doelen voor digitale grip
Bij DecoLegno draaide het niet om méér systemen, maar om beter samenwerkende processen. Door de groeipijn te vertalen naar duidelijke doelen - foutloze orderverwerking, actuele data en minder afhankelijkheid van leveranciers - kreeg de ambitie richting. Zo werd de digitale complexiteit niet alleen opgelost, maar omgezet in een schaalbaar fundament voor verdere groei.
Uitdaging
Goal
Gekozen techniek: n8n
DecoLegno dacht aanvankelijk aan het gebruiken van Directus om de koppelingen te realiseren en de data vervolgens ook eenvoudiger zelf te kunnen gebruiken. In samenspraak is gekozen voor een alternatieve route, met n8n in combinatie met Directus. Zo combineren we de schaalbaarheid en wendbaarheid van n8n, als technische oplossing. En de eenvoud van Directus als data platform voor de aanvullende wensen van DecoLegno. Zo ontstond een oplossing die zowel vertrouwd als toekomstbestendig is - precies afgestemd op de uitdaging.
De digitale strategie van Decolegno
Goals als leidraad voor het gehele traject
Fase
1. Context creëren
Het softwarelandschap is in kaart gebracht: systemen, koppelingen, datastromen en betrokken partijen. Daardoor werd duidelijk waar processen haperden rond orders, voorraad, prijzen en productinformatie.
2. Goals definiëren
De knelpunten zijn vertaald naar helderen doelen: foutloze orders, realtime prijs/voorraad, actuele catalogus, meer regie op eigen data en snellere verwerking. Deze doelen bleven het ijkpunt voor elke keuze.
3. Scoping
Er is gefaseerd gescoped, met een eerste stap op de meest fundamentele data en kritieke processen. Zo ontstond een beperkte, haalbare MVP die direct waarde levert.
4. Ontwikkelen
De oplossing is iteratief gebouwd in sprints met tweewekelijkse deelopleveringen. Koppelingen en automatisering zijn stap voor stap gestabiliseerd met focus op betrouwbaarheid en schaalbaarheid.
5. Implementeren
De nieuwe automatiseringen zijn gecontroleerd ingebracht in de operatie, op de juiste momenten afgestemd met de betrokkenen. Daarna is door verbeterd op basis van werking en impact.
Wat heeft het opgeleverd?
De nieuwe procesautomatisering bracht direct merkbare verbeteringen. Orders kwamen foutloos door, prijzen en voorraadinformatie zijn voortaan realtime en accuraat, en productinformatie is altijd up-to-date. DecoLegno is bovendien minder afhankelijk van leveranciers en wijzigingen worden ruim tweeënhalf keer sneller verwerkt. Daarmee is de digitale rem op groei volledig losgelaten - zonder het systeemlandschap rigoureus te hoeven vervangen.
Wat vindt DecoLegno er zelf van?
"Het traject heeft ons laten zien dat je een verouderd systeemlandschap niet per se hoeft te vervangen om vooruit te komen. Door stap voor stap en met focus te werken, is een duurzaam en helder proces ontstaan dat dagelijks zijn waarde bewijst. Hatch wist dit op een doordachte en effectieve manier te realiseren - zonder het onnodig complex te maken."
Joost de Wit
