Laat regels rekenen, laat mensen beoordelen
Als de afspraken al in een systeem staan, is het zonde dat iemand ze bij elke factuur opnieuw opzoekt en narekent. Automatiseer wat objectief is en bewaar de menselijke blik voor de afwijkingen.
In veel organisaties met externe professionals ziet facturatie er zo uit: iedereen levert een factuur in zijn eigen format aan, per mail. Een collega op kantoor zoekt de projectafspraken op, rekent de bedragen na, stuurt vragen terug en verwerkt uiteindelijk het resultaat in de boekhouding. Elke factuur opnieuw.
Het opvallende is dat de regels al bekend zijn. Fase, percentage, dagtarief, wat wel en niet declarabel is: het staat in het projectsysteem. Alleen interpreteert iedereen ze opnieuw, eerst de indiener en daarna de controleur.
Waar het systeem het werk kan doen
Alles wat uit vaste afspraken volgt, kan een systeem voorrekenen. Dan dient de professional geen lege factuur in, maar een vooringevulde: project herkend, vaste componenten berekend, alleen de variabele kosten nog aan te vullen. De controleur ziet in één oogopslag of de vaste onderdelen kloppen en besteedt zijn aandacht aan wat afwijkt.
Zo is het bij Hovingh & Partners gedaan. Project- en facturatieregels worden gesynchroniseerd uit Teamleader en toegepast als reken- en validatielogica. Na akkoord gaat de factuur automatisch door naar Basecone. En belangrijk: klopt de brondata een keer niet, dan kan de consultant bewust afwijken. Het systeem stuurt, maar blokkeert nooit het werk.
De valkuil
Alles willen automatiseren. Variabele kosten, uitzonderingen en bijzondere afspraken vragen om iemand die kijkt. Als je die ook in regels probeert te vangen, wordt het systeem star en gaan mensen eromheen werken. De winst zit in de scheiding: objectieve regels naar het systeem, interpretatie naar de mens.
Herkenbaar bij
Consultancy-, platform- en partnerorganisaties met externe professionals en projectafhankelijke vergoedingsregels. Maar ook bij elk proces waar mensen dezelfde bekende regels steeds opnieuw controleren.
Lees ook
Capaciteit is niet meer de bottleneck. Weten wat je wilt bouwen wel.Hoeveel goede ideeën uit jullie laatste brainstorm zijn er echt iets geworden? Bij de meeste bedrijven eindigen ze op een whiteboard of in een groepsapp. Nu bouwen zo snel gaat, is dat het echte probleem.Hoe wij kijken · 2 min
SaaS of maatwerk: kies vanuit je proces, niet vanuit het prijskaartjeBedrijven kiezen zelden voor software om hun eigen proces heen omdat ze dat graag willen. Ze kiezen ervoor als mensen en processen vastlopen, meestal na een jaar of vijf. En meestal te laat.Hoe wij kijken · 2 min
Verzamelen of nadenken?Hoeveel van de voorbereiding op een klantgesprek gaat op aan informatie bij elkaar zoeken, en hoeveel aan nadenken over de klant? Bij veel bedrijven is die verhouding scheef. We bouwen nu aan een manier om haar om te draaien.Hoe wij kijken · 2 min
