Van administratie naar stuurinformatie
Veel organisaties registreren dagelijks waardevolle informatie op papier of in losse bestanden. Er wordt veel vastgelegd en weinig geanalyseerd. Digitaliseren werkt pas als je de registratie ontwerpt als toekomstige stuurinformatie.
Tijdens het werk worden afwijkingen, controles en incidenten vastgelegd. Op een formulier, in een schrift, in een lokale Excel. Later wordt het ingescand of opgestuurd, en iemand op kantoor brengt alles bij elkaar om patronen te zoeken. Dat kost zoveel moeite dat het zelden gebeurt. De informatie is er wel, maar er wordt niet op gestuurd.
Het vervelende is dat de mensen die registreren dat merken. Als er nooit iets met een formulier gebeurt, wordt het invullen een ritueel.
Het papier vervangen is niet genoeg
Een digitaal formulier dat een kopie is van het papieren formulier, levert digitale administratie op. De stap die het verschil maakt is de invoer structureren: vaste velden, eenduidige keuzes, direct centraal opgeslagen. Dan is elke registratie meteen bruikbare data, over locaties en over tijd heen vergelijkbaar.
Bij ABS Autoherstel leggen de vestigingen tijdens reparaties afwijkingen vast. Op papier was daar nauwelijks iets mee te doen. Het formulier werd een digitale registratie met vaste velden. Centraal beheer ziet nu alle inzendingen van alle vestigingen bij elkaar en exporteert of rapporteert met één handeling. Een proces dat dagelijks over 85 vestigingen wordt gebruikt, levert nu kwaliteitsdata in plaats van vooral administratie. Trendanalyse en vroegsignalering zijn daarmee mogelijk geworden.
Herkenbaar bij
Franchise-, service-, productie- en onderhoudsorganisaties met lokale kwaliteits-, incident- of afwijkingsregistraties. Papieren formulieren, scans per mail, lokale Excel-bestanden en periodiek handmatig samenvoegen zijn de signalen.
Eerste stap
Kies één registratie die nu op papier gebeurt en beantwoord de vraag: welke drie vragen willen we hier over een jaar mee kunnen beantwoorden? Ontwerp de velden vanuit die vragen, niet vanuit het huidige formulier.
Lees ook
Capaciteit is niet meer de bottleneck. Weten wat je wilt bouwen wel.Hoeveel goede ideeën uit jullie laatste brainstorm zijn er echt iets geworden? Bij de meeste bedrijven eindigen ze op een whiteboard of in een groepsapp. Nu bouwen zo snel gaat, is dat het echte probleem.Hoe wij kijken · 2 min
Heb jij ook een Jan in je bedrijf?De collega die alles weet, elke klant herkent en elk probleem ter plekke oplost. Het voelt als een luxe. Het is je grootste risico. En het is precies waarom wij kennis uit hoofden halen, bij klanten en bij onszelf.Hoe wij kijken · 2 min
SaaS of maatwerk: kies vanuit je proces, niet vanuit het prijskaartjeBedrijven kiezen zelden voor software om hun eigen proces heen omdat ze dat graag willen. Ze kiezen ervoor als mensen en processen vastlopen, meestal na een jaar of vijf. En meestal te laat.Hoe wij kijken · 2 min
